会社でワークフローシステムを使おう【メリットを解説】

効率化を上げる

社内

ワークフローシステムの特徴を2点お伝えします。1点目は承認フローを早く確実に手続きできる点、2点目は過去の回覧データを容易に管理できる点です。自社に導入するか迷われている方は参考にして頂き、ぜひ導入しましょう。

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業務効率化への取り組み

男性

社内稟議の効率化

働き方改革などの取り組みの中で、日々行っている会社の業務を効率化することによって、改革を進める動きが高まっています。またコンプライアンスや法律への遵守、そして車内外での監査への対応などといったことへの対応も、必要になってきています。こうした動きの中で、社内の意思決定に大きな役割と行っている、稟議の仕組みについて、IT化による効率化を実現する仕組みが出てきています。この仕組みのことをワークフローシステムと呼び、申請書類などを電子化し、定められた決裁ルートに従って承認できるようにするものです。これにより申請書類を作成するスピードを改善し、決裁にかかる時間も短縮することで、効率化をはかることができます。またワークフローシステムでは、稟議を上げた書類がどこの決裁権を持つ上司のところにあるかということも、簡単に見ることができます。また承認の条件も正しく定められるので、ある程度の決裁を自動化することも可能であり、その条件も容易に変更することが可能です。ワークフローシステムでは、決裁が終わった文書を管理する機能も搭載しており、後から決裁文書を確認しやすくなっています。このことはコンプラインスや内外部機関による監査を受ける際にも、その対応時間を短縮することが可能になるのです。このようにワークフローシステムによって、稟議という業務を電子化することで、現在のビジネス環境に適した仕組みをつくり上げることができるのです。

仕事のスピードアップ

オフィス

最近、多くの会社でワークフローシステムの導入が進んでいます。ワークフローシステムを使うことで、会社の業務を大幅にスピードアップできます。また、ワークフローシステムは、きちんとした文書管理にも寄与しています。

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承認と決裁のフロー

レディ

承認と決裁のフローシステムのことを、ワークフローシステムといいます。オンラインで承認決裁が可能になるのでスピーディー化、ペーパーレス化が可能となります。自社のシステムに似た使いやすいものを選ぶことを意識するとよいでしょう。

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稟議システムのIT化

男の人と女の人

社内の稟議システムをIT化する、ワークフローシステムは業務の効率化や見える化にも貢献できる、仕組みになります。導入する前には、十分に現在の稟議のルールを洗い出し、例外をできるだけなくすことが重要で、製品選びはそれが終わってからで良いのです。

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精算も簡単にするシステム

男の人

出張申請や稟議決裁のスピード化など、ワークフローシステム導入によるメリットは非常に多いです。導入の際に社員に説明会をし、使い方さえ覚えればこれまで非効率だった様々な業務が大幅に改善されますので、導入の検討がおすすめです。

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