会社でワークフローシステムを使おう【メリットを解説】

承認と決裁のフロー

レディ

使いやすさに注意

ワークフローシステムとは、承認と決裁のフローを管理するシステムのことです。稟議書などの紙決裁は承認者が社内にいないと行えませんし、書類紛失など情報流出のリスクもありました。ですがワークフローシステムならばオンライン上で承認と決裁が完了するため、いつでもどこでも承認と決裁が可能になります。またペーパーレス化も可能となるため、コスト削減と情報流出リスクの低下が可能となります。ワークフローシステムを選ぶときは、自社の承認決裁システムにあったものを選ぶのが大切です。承認決裁システムは会社によって様々なバリエーションが考えられます。日本企業は兼務や兼任など複雑な役職がある会社も多いですし、不在時の対応や差し戻し後の対応なども企業によって異なります。複数バリエーション考えられる承認決裁システムを網羅しているサービスの方が望ましいです。また、自社の承認決裁システムと大きく乖離したシステムを導入してしまうと現場の混乱が長引くおそれがあるので、その点は注意しましょう。ペーパーレス化するとしても、感覚的に使えるような使いやすさがあるシステムがおすすめです。またワークフローシステムはグループウェアや経理機能など様々な機能を併せ持つことも多いです。大幅な効率化を考えるのならばこうした多機能システムを導入するのもよいでしょう。ただ一度に導入すると混乱があると考えられるので、徐々に導入していくのもよいでしょう。

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