会社でワークフローシステムを使おう【メリットを解説】

稟議システムのIT化

男の人と女の人

導入に向けてのポイント

社内でのいろんな議案を、上司の認可を得ていくことは稟議と呼ばれ、企業にとって重要な意思決定のプロセスです。働き方改革などで、いろんな業務の効率化を行っていく中で、この稟議システムをITの化することも盛んに行われています。この場合にはワークフローシステムという名前で製品が販売されていますが、製品選びの他に導入について需要なポイントが存在します。まず最初にワークフローシステムは、ルールに基づいて処理を行うので、既存の稟議の仕組みを整理していく必要があります。大抵の企業では承認ルートは、社内規定に従って定められているのですが、それがすべて守られているか、例外がないかということをチェックします。もし例外的な承認ルートが存在したり、ルールに無いようなものであれば、内容を分析し、ルール化することが必要です。実はこのプロセスが、ワークフローシステムを導入する上で重要ですし、社内業務の見える化を行うということでも重要なのです。次にワークフローシステムを運用する部署を定めるのですが、基本的に構築してしまえば、ヘルプデスク的な動きしかないはずです。社内システムのヘルプデスクがあれば、そこへの追加業務としてワークフローシステムの問い合わせを任せるべきです。承認ルートが変わる時では、ワークフローシステムの機能で簡単に変更できますが、この変更についても対応する部署とルールを定め、システムに載せるのです。こうしたポイントを確認しながら、製品選びに着手することで、自社の事情にあったワークフローシステムを導入できるのです。

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